Секретар

Секрета́р (фр. secretaire, від лат. secretarius — учасник таємних нарад)

1. Службовець, що відає листуванням установи, організації або окремої особи.
2. Особа, що веде протокол зборів, наради, засідання.
3. Виборний керівник партійної або іншої громадської організації чи їхнього керівного органу.
4. Особа, що керує поточною роботою наукової установи, редколегії тощо (вчений секретар, відповідальний секретар)
5. Особа, що очолює орган міжнародної організації.

Історія

Секретарі з'явилися в Стародавньому Римі як охоронці чужих секретів. Потім із секретарів виділилися нотаріуси.

А самі секретарі з довірених осіб королів, царів, герцогів і перів поступово перетворилися в діловодів. Традиційно в ролі секретарів виступали чоловіки. І тільки в кінці 18 століття з'явилися жінки-секретарі.

Основні функції секретаря

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

• знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
• знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
• знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванню і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Сучасні вимоги

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен мати такі якості:

• професійний імідж;
• добре знання мови усної та письмової;
• хороша пам'ять;
• добра орієнтація у часі;
• вміння тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
• вміння красиво оформляти звіти, вести ділове листування керівника;
• вміння працювати із новітніми комп'ютерними програмами для офісу;
• енергійність, ініціативність;
• швидко знаходити взаєморозуміння з колегами й клієнтами;
• підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
• контролювати фінанси офісу;
• обачність у конфіденційних, делікатних питаннях фірми.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не впоратися зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

• облік, реєстрація, розгляд і підготовка кореспонденції для доповіді керівництву;
• оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів тощо;
• підготовка за вказівкою керівника й узгодження зі структурними підрозділами проєктів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
• оформлення протоколів розсилок виписок із них;
• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками й пропозиціями по них;
• підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;
• прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
• організація приймання відвідувачів;
• приймання, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання й у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема,

• технічне забезпечення роботи керівника;
• підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
• організація приймання працівників і відвідувачів;
• телефонне обслуговування;
• підготовка відряджень;
• організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
• стенографування;
• контроль за святковими і ювілейними датами;
• обробка пошти;
• машинописні роботи;
• збір ділової інформації і її реферування за завданням директора;
• збір матеріалів для доповідей і виступів керівника;
• ведення табеля обліку робочого часу і т. д.

Ведення нарад

Одним з основних обов'язків секретаря є ведення протоколів щотижневих, щомісячних, щоквартальних нарад між працівниками всієї компанії, окремих підрозділів, зборів TOP-management, зустрічей з партнерами і т. д. Для цього необхідно чітко знати як правильно вести протоколи, їх оформляти. Основна задача секретаря — із усієї наради виокремити основні пункти (поставлені задачі, висновки, до яких прийшли на зборах, виокремити головну суть доповідей).

Основні вимоги до ведення нарад

1. Секретар перед проведенням наради обов'язково має нагадати всім учасникам про її проведення шляхом:

• ел.листом (якщо на фірмі допускається можливість користуватись інтернетом або існує корпоративна мережа)
• смс-повідомленням
• усно
• за допомогою Google Календаря (якщо на фірмі користуються додатками Google Chrome — секретар має створити подію та поставити нагадування, про дату, час, місце проведення та кількість присутніх.

2. Якщо наради заплановані і систематичні (наприклад, щотижневі наради окремих підрозділів, щотижневі звіти по персоналу HR менеджерів і т. д.)тоді секретарю необхідно мати роздрукований протокол попередньої наради для того, щоб нагадати усім учасникам наради, що було ухвалено на попередній нараді, яких висновків дійшли.

3. Перед безпосереднім початком наради зазначити: хто присутній, кого немає(вказати, з яких причин)

Класифікація секретарів

Є декілька позицій, які займають секретарі:

• Губернський секретар
• Генеральний секретар ООН
• Державний секретар США
• Генеральний секретар ЦК КПРС
• Секретар місцевої ради в Україні
• Секретар судового засідання
• Секретаріат Президента

Посилання

• Секретар [ 20 листопада 2016 у Wayback Machine.] // Юридична енциклопедія : [у 6 т.] / ред. кол.: Ю. С. Шемшученко (відп. ред.) [та ін.]. — К. : Українська енциклопедія ім. М. П. Бажана, 2003. — Т. 5 : П — С. — 736 с. — ISBN 966-7492-05-2.